Kamu sudah menerima tawaran kerja, lalu ponsel berdering: perusahaan lain mengundang interview. Menghilang begitu saja terasa paling mudah, tidak perlu menjelaskan apa pun. Padahal satu pesan singkat cukup untuk menjaga pintu itu tetap terbuka, dan lingkaran industri sering lebih kecil dari yang kamu kira.
Menolak panggilan interview karena sudah bekerja itu wajar, dan tidak perlu kamu sesali. Kabari secepat mungkin, ucapkan terima kasih, sebut alasan singkat bahwa kamu sudah menerima tawaran kerja, lalu tutup dengan nada terbuka. Perekrut lebih menghargai jawaban jelas hari ini daripada kandidat yang menghilang setelah dijadwalkan.
Kenapa cara menolak tetap penting
Dunia kerja tiap bidang itu kecil. Perekrut berpindah perusahaan, tim saling kenal, dan nama kamu tersimpan di basis data mereka. Menolak dengan rapi membuat pintu tetap terbuka, sedangkan menghilang tanpa kabar membuat namamu dicatat sebagai kandidat yang tidak bisa diandalkan.
Ada alasan praktis lain: proses rekrutmen mengatur slot waktu pewawancara. Kalau kamu membatalkan lebih awal, mereka bisa memberi slot itu ke kandidat lain. Kalau kamu diam saja sampai hari H, satu tim menunggu tanpa hasil, dan biasanya mereka ingat siapa yang menyebabkan itu.
Menolak juga bukan tanda kamu sombong. Kamu hanya sedang memilih dengan sadar, dan itu bagian normal dari proses kerja. Yang membedakan kesan sopan dan tidak sopan bukan keputusannya, tapi caranya.
Waktu terbaik untuk mengabari
Umumnya, kabari dalam satu sampai dua hari setelah kamu memutuskan. Kalau interview dijadwalkan minggu depan, jangan menunggu sampai sehari sebelumnya, karena mereka butuh waktu mencari pengganti. Kalau kamu baru tahu jadwalnya bentrok setelah undangan masuk, balas di hari yang sama.
Kalau kamu sudah menerima tawaran dari perusahaan lain, kabari segera setelah kamu menandatangani atau menyatakan kesediaan. Menunggu sampai kontrak berjalan justru membuat pembatalan terasa mendadak, dan itu yang paling mengganggu di sisi mereka.
- Batalkan segera setelah keputusanmu jelas, jangan menunda karena sungkan.
- Pilih kanal yang sama dengan undangan yang kamu terima, misalnya email dibalas email.
- Kalau interview dijadwalkan besok, telepon lebih baik daripada email yang mungkin belum terbaca.
- Jangan membatalkan lewat pesan singkat tanpa nama dan tanpa konteks.
Contoh kalimat siap pakai
Kalimat di bawah ini bisa kamu kirim apa adanya, atau ubah sedikit sesuai situasi. Yang penting tetap singkat, jelas, dan tidak berbelit.
Terima kasih atas undangannya. Saya ingin mengabari bahwa saya sudah menerima tawaran kerja dan mulai pada minggu depan, jadi saya perlu membatalkan interview untuk posisi ini. Saya menghargai waktu yang sudah diberikan tim.
Mohon maaf, saya harus menarik diri dari proses ini karena kondisi saya sekarang sudah bekerja penuh waktu dan tidak bisa memenuhi jadwal yang ditawarkan. Terima kasih sudah mempertimbangkan lamaran saya.
Terima kasih sudah mengundang saya. Setelah mempertimbangkannya, saya memutuskan untuk tetap di posisi saya sekarang karena masih ada tanggung jawab yang belum selesai. Saya harap kita bisa bertemu lagi di kesempatan lain.
Perhatikan bahwa ketiganya tidak memakai kata “maaf saya tidak bisa hadir” saja tanpa penjelasan. Kalimat yang hanya berisi permintaan maaf membuat perekrut menebak-nebak, dan tebakan mereka biasanya bukan yang terbaik.
Kalimat yang sebaiknya dihindari dan penggantinya
| Jangan bilang ini | Bilang ini |
|---|---|
| Maaf, saya tidak bisa datang. | Maaf, saya perlu membatalkan interview karena sudah menerima tawaran kerja dan mulai minggu depan. |
| Saya sudah dapat kerja di tempat lain yang lebih bagus. | Saya sudah menerima tawaran lain yang lebih sesuai dengan rencana saya saat ini, terima kasih atas waktunya. |
| Nanti saya kabari lagi ya. | Saya perlu membatalkan proses ini, tapi saya tertarik melamar lagi kalau ada posisi serupa nanti. |
| Tidak ada kabar berarti saya tidak jadi datang. | Saya mengabari sekarang supaya slot wawancaranya bisa dipakai kandidat lain. |
| Saya sakit, jadi tidak bisa hadir. | Saya sudah bekerja dan tidak bisa mengambil cuti di jam tersebut, mohon maaf atas ketidaknyamanannya. |
| Perusahaan Anda bukan pilihan utama saya. | Posisi ini bukan yang paling sesuai dengan arah saya sekarang, tapi saya menghargai kesempatannya. |
Baris kelima adalah contoh alasan yang sering dipakai untuk menghindari penjelasan. Kalau memang sakit, katakan apa adanya. Kalau sebenarnya sudah bekerja, sampaikan itu. Alasan palsu mudah terungkap saat percakapan lanjutan, dan hasilnya lebih canggung daripada jujur sejak awal.
Menolak lewat email atau telepon
Email lebih aman kalau pembatalan dilakukan beberapa hari sebelum jadwal, karena ada jejak tertulis dan perekrut bisa langsung meneruskannya ke tim. Tulis subjek yang jelas, misalnya “Pembatalan interview posisi [nama posisi]”. Jangan mengganti subjek email lama menjadi kosong, karena balasan tanpa konteks sering terlewat.
Telepon lebih tepat kalau waktunya mepet, misalnya interview besok pagi, atau kalau kamu sudah berkomunikasi intensif dengan perekrut lewat telepon. Setelah menelepon, kirim satu pesan singkat sebagai ringkasan tertulis supaya tidak ada salah paham.
- Sebut nama lengkap dan posisi yang kamu lamar di awal pesan.
- Sampaikan keputusan pembatalan di kalimat kedua, jangan dikubur di akhir.
- Sebut alasan singkat, cukup satu kalimat.
- Tutup dengan ucapan terima kasih dan, kalau kamu mau, kesediaan dihubungi lagi.
Kalau situasinya begini
Kalau kamu sudah menandatangani kontrak di tempat baru. Sebutkan bahwa kamu sudah menerima tawaran dan akan mulai bekerja. Ini alasan paling mudah dipahami perekrut, dan biasanya tidak menimbulkan pertanyaan lanjutan. Kamu tidak perlu menyebut nama perusahaan baru atau nominal gajinya.
Kalau kamu masih dalam proses di tempat lain dan belum pasti. Jangan memakai proses yang belum pasti sebagai alasan. Lebih aman meminta penjadwalan ulang dengan jangka waktu yang jelas, misalnya dua minggu, lalu kabari hasilnya. Kalau tetap tidak bisa, batalkan dengan alasan bahwa kondisimu belum memungkinkan.
Kalau yang bentrok hanya jadwal, bukan niatmu. Ini bukan penolakan, tapi permintaan reschedule. Sampaikan bahwa kamu tetap tertarik, sebutkan dua alternatif waktu, dan jelaskan singkat kenapa jam tersebut tidak bisa. Perekrut biasanya lebih mudah mengatur ulang daripada kehilangan kandidat.
Kalau posisinya ternyata tidak sesuai dugaanmu. Tolak dengan jujur soal ketidaksesuaian, bukan soal perusahaan. Misalnya: “Setelah membaca detailnya, lingkup posisi ini lebih banyak administrasi daripada yang saya cari.” Kalimat seperti itu tidak menyinggung siapa pun dan tetap informatif.
Menarik diri setelah menerima undangan
Ada dua tahap yang perlu dibedakan. Sebelum interview, kamu cukup membatalkan jadwal. Setelah interview dan sebelum ada keputusan, kamu menarik diri dari proses. Yang kedua sebaiknya disampaikan dengan kalimat yang lebih lengkap, karena kamu sudah memakai waktu tim.
Kalimat yang aman: “Terima kasih atas kesempatan wawancaranya. Saya ingin menarik diri dari proses ini karena sudah menerima tawaran lain. Saya senang bisa mengenal tim Anda.” Tidak perlu menjelaskan perbandingan, tidak perlu menyebut kelemahan mereka.
Kalau kamu sudah menerima tawaran mereka lalu berubah pikiran, itu kasus yang lebih berat. Kabari secepat mungkin, akui bahwa keputusanmu berubah, dan jangan menunda sampai hari pertama kerja. Perekrut akan kecewa, tapi mereka jauh lebih kecewa kalau kamu tidak muncul sama sekali.
Cara menjaga hubungan untuk kesempatan berikutnya
Satu paragraf penutup bisa menyelamatkan nama kamu di masa depan. Sebutkan bahwa kamu tertarik pada perusahaan itu, bukan hanya pada posisi yang sedang dibuka. Kalau kamu tahu ada posisi lain yang lebih cocok, sebutkan minat kamu pada bidang itu.
Jangan meminta jaminan apa pun, misalnya “tolong kabari kalau ada lowongan”. Cukup sampaikan kesediaan dihubungi lagi. Perbedaan nadanya kecil, tapi yang pertama terdengar menuntut, sementara yang kedua terdengar terbuka.
Simpan kontak perekrutnya. Kalau enam bulan lagi kamu mencari peluang baru, satu pesan singkat ke orang yang sudah pernah mengundangmu jauh lebih efektif daripada melamar dari nol.
Kesalahan yang perlu dihindari
- Menghilang tanpa kabar dan berharap prosesnya berhenti sendiri.
- Membatalkan lewat perantara, misalnya meminta teman mengabari.
- Memberi alasan yang menyinggung kualitas perusahaan.
- Menawar jadwal berkali-kali tanpa memberi keputusan jelas.
- Menolak satu posisi lalu tetap memakai kesempatan itu untuk menanyakan posisi lain di waktu yang sama.
Poin terakhir perlu penjelasan. Memang boleh menyebut minat pada posisi lain, tapi jangan mengubah pembatalan menjadi sesi tanya jawab baru. Sampaikan minat itu dalam satu kalimat, lalu biarkan perekrut yang memutuskan apakah mau menindaklanjuti.
Kalau pembatalan dilakukan setelah interview berjalan
Kalau kamu sudah mengikuti satu atau dua tahap lalu memutuskan mundur, tetap kabari. Sebutkan penghargaan atas waktu yang sudah diberikan dan keputusan kamu secara langsung. Jangan memberi alasan yang menyiratkan tim mereka lambat atau tidak profesional.
Kalau kamu merasa prosesnya terlalu panjang dan itu alasan kamu mundur, kamu boleh menyebutkannya sebagai masukan, tapi bungkus dengan hati-hati. Contoh kalimatnya: “Saya memutuskan menerima tawaran lain karena waktunya lebih cepat, tapi terima kasih sudah menjelaskan prosesnya dengan rinci.”
Hubungan dengan topik interview lain
Menolak tawaran tidak menutup kemungkinan kamu melamar lagi nanti, dan saat itu kamu akan menghadapi pertanyaan yang sama seperti kandidat lain. Menyiapkan jawaban untuk pertanyaan kenapa tertarik bekerja di sini akan membuat lamaran berikutnya lebih siap.
Kalau nanti perusahaan itu menghubungi kamu lagi dan interview dilakukan lewat video, panduan interview online membahas persiapan teknis yang sering terlewat.
Untuk saat ini, satu hal yang perlu kamu pastikan: pembatalan sudah dikonfirmasi dan diterima. Kalau kamu mengirim email lalu tidak ada balasan, jangan menganggap prosesnya selesai sebelum kamu memastikan pesan itu terbaca, terutama kalau interview tinggal satu hari lagi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah harus menyebut nama perusahaan baru?
Tidak perlu. Cukup sebut bahwa kamu sudah menerima tawaran kerja dan kapan mulai. Nama perusahaan baru adalah informasi pribadi yang tidak dibutuhkan untuk pembatalan.
Apakah menolak bisa memengaruhi lamaran saya di masa depan?
Bisa, kalau caranya buruk. Pembatalan yang sopan dan cepat justru meninggalkan kesan baik. Perekrut biasanya membedakan antara kandidat yang menolak dengan jelas dan kandidat yang menghilang.
Bolehkah minta dijadwalkan ulang saja, bukan menolak?
Boleh, dan itu pilihan yang lebih tepat kalau kamu masih tertarik. Sebutkan dua alternatif waktu dan alasan singkat kenapa jadwal awal tidak bisa. Kalau mereka tidak bisa menyesuaikan, baru sampaikan pembatalan.
Ringkasan singkat
- Kabari secepat mungkin, jangan menunggu sampai hari interview.
- Sebut keputusan di awal pesan, bukan di akhir.
- Beri satu alasan singkat dan jujur, tanpa menyinggung perusahaan.
- Gunakan kanal yang sama dengan undangan, dan telepon kalau waktunya mepet.
- Tutup dengan nada terbuka supaya hubungan tetap terjaga.
