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Prosecutions Law Clerk

Contract, Full-Time

The College of Early Childhood Educators (the College) supports high-quality early learning and care by regulating more than 60,000 members of the profession in the public interest, pursuant to the Early Childhood Educators Act, 2007. We are one of the largest self-regulatory bodies in Ontario and the diversity of our members as well as our employees reflects the diversity of the children and families to whom they provide care. Our Commitment to Anti-Racism informs how we work and is embedded in the culture of the College, where we continue to create and strengthen a workplace of inclusion and belonging.

We are seeking a detail-oriented, logical and collaborative team player who will be accountable for supporting the prosecution of matters referred to the College’s Discipline and Fitness to Practise (“FTP”) Committees, and assisting with assessment of prosecutorial viability on cases before the College’s Complaints Committee. The incumbent will assist in the development, implementation, and monitoring of the department’s compliance program to ensure Member's compliance with suspension of registration, terms, conditions and limitations and other remedial actions imposed by the Discipline and FTP Committees and will occasionally assist in conducting prosecutions and injunction proceedings against unauthorized practitioners.

Reporting to the Manager, In-House Prosecutions, the key areas of responsibility are to:

• Review investigation materials, to ensure risk-based triaging of cases.
• Assist with preparation of prosecutorial viability assessments, by drafting evidence summaries and timelines.
• Communicate with third parties to obtain information required for prosecutions.
• Prepare disclosure to be sent to members or unauthorized practitioners against whom the College is conducting legal proceedings. Review materials collected in the investigation, identify missing, incomplete or misrepresented information and redact confidential information as appropriate.
• Communicate with members and/or legal counsel to explain and facilitate the prosecution process.
• Take notes of witness interviews and discussions with members and/or their counsel.
• Assist in preparation for discipline and fitness to practise hearings.
• Attend and testify at hearings.
• Communicate with members and other stakeholders to ensure compliance with orders made by the Discipline or Fitness to Practise Committees.
• Maintain reminder systems to track timelines and manage correspondence to ensure deadlines on all prosecution files are met.
• Assist in the development and implementation of the department’s compliance program to ensure regulatory compliance, continuous best practices and quality improvements.
• Assist with the collection, monitoring and analysis of data.
• Perform case management activities including: opening and closing files, creating and organizing electronic files, updating the case management system and the tracking and monitoring of compliance matters.

Qualifications

• Three-year university or college program.
• Law Clerk diploma program recognized by the Institute of Law Clerks of Ontario.
• 3 to 5 years’ experience including practical experience in professional regulation.
• Knowledge and understanding of legal and administrative law principles, and prosecutorial standards and practices.

• Knowledge of relevant legislation (e.g. Early Childhood Educators Act, 2007, Provincial Offences Act), rules of practice, procedure and evidence, legal concepts, terminology and processes as it relates to (1) proceedings before the Committees of the College; (2) appeals and judicial reviews; (3) prosecutions under the Provincial Offences Act; (4) injunctions.

• Knowledge of the College’s regulatory mandate and its application to discipline and fitness to practise prosecutions.
• Judgement and analytical skills to conduct legal research and prepare disclosure materials.
• Written communication skills to prepare persuasive and accurate legal and other case related documentation.
• Listening and verbal communication skills to communicate with a variety of parties (e.g. members, legal representatives, court clerks) to convey or obtain information related to cases.
• Time management and organizational skills to self-manage a large amount of cases, and ensure legal documentation and activities (e.g. disclosure, correspondence etc.) are completed within required timelines.
• Interpersonal skills to work collaboratively as part of a team.
• Demonstrated experience with Microsoft Office Suite and legal research tools (e.g. CanLII, QuickLaw).

The College encourages applications from members of underrepresented and marginalized groups.

The College is committed to providing accommodation. If you require accommodation, please contact us and we will work with you to meet your needs.

Our employees have a flexible workplace (working remotely and on site).

Please submit your cover letter and resume on our website. The position will remain open until it has been filled. We thank all applicants, however, only those considered for an interview will be contacted.

French version to follow below.

Auxiliaire juridique préposé(e) aux poursuites

Poste contractuel à temps plein

Conformément à la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance, l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance (l’Ordre) appuie la prestation de services d’apprentissage et de garde des jeunes enfants de haute qualité en réglementant plus de 60 000 membres de la profession dans l’intérêt du public. Nous sommes l’un des plus grands organismes d’autoréglementation en Ontario, et la diversité de nos membres – et de nos employés – reflète celle des enfants et des familles qui leur sont confiés. Notre engagement envers l’antiracisme guide notre façon de travailler et fait partie intégrante de la culture de l’Ordre, qui poursuit sa mission de créer et de consolider un lieu de travail favorisant l’inclusion et le sentiment d’appartenance.

Nous sommes à la recherche d’une personne minutieuse, dotée d’un esprit d’équipe, logique et collaboratif, qui sera responsable d’appuyer la poursuite des affaires renvoyées aux comités de discipline et d’aptitude professionnelle (« AP ») de l’Ordre et qui contribuera à l’évaluation de la viabilité des poursuites dans les dossiers soumis au comité des plaintes de l’Ordre. Le (la) titulaire participera à l’élaboration, à la mise en œuvre et à la surveillance du programme de conformité du service pour veiller à ce que le (la) membre se conforme à la suspension d’inscription, aux conditions et restrictions et à d’autres mesures correctives imposées par les comités de discipline et d’AP, et aidera occasionnellement à intenter des poursuites et des procédures d’injonction contre des praticien(ne)s non autorisé(e)s.

Relevant de la personne occupant le poste de chef, Poursuites internes, le (la) titulaire du poste assumera les principales responsabilités suivantes :

• Examiner les documents d’enquête pour assurer le tri des dossiers en fonction des risques.
• Contribuer à la préparation des évaluations de la viabilité des poursuites, en rédigeant des résumés des éléments de preuve et en établissant des échéanciers.
• Communiquer avec des tiers pour obtenir les informations nécessaires aux poursuites.
• Préparer les documents à envoyer aux membres ou aux praticien(ne)s non autorisé(e)s contre lesquel(le)s l’Ordre intente des poursuites judiciaires. Passer en revue les documents recueillis dans le cadre de l’enquête, repérer les informations manquantes, incomplètes ou erronées et caviarder les renseignements confidentiels, le cas échéant.
• Communiquer avec les membres ou leur avocat(e) pour expliquer et faciliter le processus de poursuite.
• Prendre des notes des entretiens avec les témoins et des discussions avec les membres ou leurs avocat(e)s.
• Contribuer à la préparation des audiences disciplinaires ou relatives à l’aptitude professionnelle.
• Assister et témoigner aux audiences.
• Communiquer avec les membres et les autres parties prenantes pour assurer le respect des ordonnances rendues par les comités de discipline ou d’aptitude professionnelle.
• Tenir à jour un système de rappel et de suivi des échéances, et gérer la correspondance afin de garantir le respect des délais dans tous les dossiers de poursuites.
• Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre du programme de conformité du service pour en assurer la conformité réglementaire, et garantir le recours constant à des pratiques exemplaires et l’amélioration continue de la qualité. Participer à la collecte, à la surveillance et à l’analyse des données.
• Effectuer des activités de gestion de cas, y compris l’ouverture et la fermeture de dossiers, la création et l’organisation de dossiers électroniques, la mise à jour du système de gestion de cas ainsi que le suivi et la surveillance des questions de conformité.

Qualifications

• Programme universitaire ou collégial de trois ans.
• Diplôme de juriste reconnu par l’Institute of Law Clerks of Ontario.
• De trois à cinq années d’expérience pratique dans le secteur de la réglementation professionnelle.
• Connaissance et compréhension des principes juridiques et administratifs, y compris les normes et pratiques en matière de poursuites.

• Connaissance des lois pertinentes (p. ex., la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance et la Loi sur les infractions provinciales), les règles relatives aux pratiques, aux procédures et aux éléments de preuve; les concepts, la terminologie et les processus juridiques relatifs : (1) aux procédures devant les comités de l’Ordre; (2) aux appels et aux révisions judiciaires; (3) aux poursuites en vertu de la Loi sur les infractions provinciales; et (4) aux injonctions.

• Connaissance du mandat de réglementation de l’Ordre et de son application dans le cadre des poursuites relatives à la discipline et à l’aptitude professionnelle.
• Capacités de jugement et d’analyse pour effectuer des recherches juridiques et préparer des documents et pièces à communiquer.
• Aptitudes à la communication écrite pour préparer des documents juridiques et d’autres documents de communication convaincants et précis.
• Aptitudes à l’écoute et à la communication verbale pour communiquer avec diverses parties prenantes (p. ex., membres, représentant[e]s légaux[ales], greffier[ère]s) afin de recueillir et de transmettre des renseignements relatifs aux dossiers.
• Compétences en gestion du temps et sens de l’organisation pour gérer soi-même un grand nombre d’affaires et s’assurer que la documentation et les activités juridiques (p. ex., documents et pièces à communiquer, correspondance) sont réalisées dans les délais requis.
• Compétences interpersonnelles et capacité à collaborer au sein d’une équipe.
• Expérience avérée de la suite Microsoft Office et des outils de recherche juridique (p. ex., CanLII, QuickLaw).

L’Ordre encourage les membres des groupes sous-représentés et marginalisés à présenter leur candidature.

L’Ordre s’engage à prendre des mesures d’adaptation. Si vous en avez besoin, veuillez communiquer avec nous et nous ferons en sorte de répondre à vos besoins.

Notre personnel a accès à des modalités de travail flexibles (travail à distance et sur place).

Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre CV sur notre site Web. Le poste restera vacant jusqu’à ce qu’il soit pourvu. Nous remercions toutes les personnes ayant soumis leur candidature pour ce poste. Nous ne communiquerons toutefois qu’avec celles ayant été retenues pour une entrevue.